📉 POLÍTICA DE COMPRAS NO CENTRALIZADAS

1. Introducción

1.1. Objetivo:

La presente Política establece los procesos y procedimientos que el personal de ZeBrands debe seguir para la solicitud de compras de bienes y/o la contratación de servicios necesarios para el desempeño de sus funciones.

1.2. Alcance:

Esta Política aplica a todos los colaboradores de Zebrands en México, independientemente de la unidad de negocio a la que pertenezcan.

1.3. Responsabilidades:

➢ Recursos Humanos:

○ Comunicar la presente Política a todas las áreas involucradas de la compañía.

➢ Área Solicitante:

○ Definir y justificar los requerimientos de productos o servicios.

○ Proveer detalles técnicos y funcionales claros para las compras.

○ Sugerir posibles proveedores con base en experiencia previa o necesidades específicas.

○ Verificar la recepción conforme de bienes o servicios antes de aprobar el pago.

➢ Compras:

○ Proveer lineamientos y mejores prácticas para las compras.

○ Asesorar en términos de precios, disponibilidad y calidad de proveedores.

○ Asegurar que las áreas sigan la presente Política.

➢ Finanzas:

○ Proveer lineamientos y mejores prácticas para las compras.

○ Confirmar la disponibilidad presupuestaria para cada compra.

○ Procesar los pagos a los proveedores una vez aprobadas las facturas.

○ Garantizar que las compras cumplan con normativas fiscales y regulatorias.

○ Realizar auditorías periódicas para verificar el correcto uso de fondos.

○ Identificar irregularidades o riesgos en el proceso de compras.

○ Sugerir cambios para optimizar procesos y controles.

➢ Legal:

○ Revisar y coordinar la firma de los contratos con los proveedores.

○ Validar los términos y condiciones de acuerdos con proveedores para garantizar cumplimiento legal y minimización de riesgos.

○ Asistir en la resolución de conflictos con proveedores, si es necesario.

○ Asegurar que las compras cumplan con leyes y regulaciones aplicables.

➢ Tech:

○ Actualizar la plataforma con los cambios que la presente Política tenga y apliquen vía sistema.

○ Realizar mantenimiento periódico para garantizar el correcto funcionamiento den la plataforma.

2. Compras y Servicios

Existen distintos tipos de compras y contrataciones de servicios que las empresas requieren para el funcionamiento de las mismas. Para un mejor entendimiento, las compras se clasifican de acuerdo con el siguiente listado:

➢ Productos Inventariables / Insumos de Producción: Bienes que se almacenan en el inventario y son esenciales para la producción de bienes o servicios de la empresa. Incluyen materias primas, componentes y productos terminados destinados a la venta.

➢ Activos Fijos: Adquisición de bienes tangibles con una vida útil prolongada que se utilizan en las operaciones diarias de la empresa y que se deprecian con el tiempo. Ej.: Maquinaria, equipos de oficina, vehículos, mobiliario, equipos informáticos, instalaciones.

➢ Servicios de Transporte: Contratación de servicios que facilitan el traslado de bienes, personas o información de un lugar a otro, siendo cruciales para la logística y distribución. Ej.: Transporte de mercancías, servicios de mensajería, transporte de personal, logística y distribución, servicios de courier.

➢ Servicios Generales: Amplia gama de servicios necesarios para el funcionamiento cotidiano de la empresa, no directamente relacionados con la producción o ventas. Ej.: Servicios de limpieza, mantenimiento de instalaciones, servicios de seguridad, servicios de jardinería, servicios de catering.

➢ Servicios Profesionales: Servicios especializados que requieren conocimientos técnicos o profesionales específicos, proporcionados por expertos externos para apoyar diversas áreas de la empresa. Ej.: Servicios legales, servicios contables, auditorías, consultoría estratégica, asesoría fiscal.

➢ Servicios de Tecnología de la Información (TI): Servicios relacionados con la implementación, mantenimiento y soporte de sistemas informáticos y tecnológicos que son fundamentales para las operaciones de la empresa. Ej.: Desarrollo de software, mantenimiento de sistemas, servicios de hosting, soporte técnico, gestión de redes.

➢ Servicios de Marketing y Publicidad: Servicios destinados a promover y posicionar los productos o servicios de la empresa en el mercado, así como a mejorar la imagen de la marca. Ej.: Campañas publicitarias, diseño gráfico, gestión de redes sociales, estudios de mercado, relaciones públicas.

➢ Servicios de Recursos Humanos: Servicios relacionados con la gestión del capital humano de la empresa, incluyendo la contratación, capacitación, desarrollo y gestión de personal. Ej.: Reclutamiento y selección de personal, programas de capacitación y desarrollo, gestión de nóminas, consultoría en recursos humanos.

➢ Servicios Financieros y Contables: Servicios relacionados con la gestión financiera de la empresa, asegurando la correcta contabilidad, planificación financiera y cumplimiento de obligaciones fiscales. Ej.: Servicios de contabilidad externa, auditorías financieras, asesoría financiera, gestión de impuestos, consultoría financiera.

➢ Servicios de Seguridad: Servicios destinados a proteger los activos físicos, la información y a las personas dentro de la empresa, garantizando un ambiente seguro. Ej.: Sistemas de vigilancia, servicios de seguridad privada, ciberseguridad, instalación de alarmas, consultoría en seguridad.

➢ Servicios de Limpieza y Mantenimiento: Servicios necesarios para mantener las instalaciones de la empresa en condiciones óptimas de higiene y funcionamiento. Ej.: Limpieza de oficinas y áreas comunes, mantenimiento de equipos e instalaciones, reparaciones generales, servicios de jardinería.

➢ Servicios de Capacitación y Desarrollo: Servicios que facilitan el desarrollo de habilidades y conocimientos de los empleados, contribuyendo a su crecimiento profesional y al mejor desempeño laboral. Ej.: Cursos de formación, talleres, seminarios, programas de desarrollo de liderazgo, coaching.

➢ Arrendamientos y Alquileres: Contratos mediante los cuales la empresa obtiene el derecho de uso temporal de bienes propiedad de otra entidad a cambio de un pago periódico. Ej.: Alquiler de oficinas, arrendamiento de equipos, alquiler de vehículos, leasing de maquinaria.

➢ Contratos de Servicios Especializados y/o Ejecución de Obras Especializadas: Acuerdos mediante los cuales la empresa contrata a terceros para llevar a cabo actividades en áreas específicas que complementan las operaciones de la compañía. Estas actividades no forman parte de la actividad económica principal ni del objeto social de la empresa. Ej.: comedores industriales, servicio de jardinería, salud ocupacional, gestores de proyectos.

➢ Compras de Suministros de Oficina: Adquisición de materiales y equipos necesarios para el funcionamiento diario de las oficinas de la empresa. Ej.: Papel, bolígrafos, equipos de impresión, mobiliario de oficina, material de limpieza para oficinas.

➢ Servicios de Comunicaciones: Servicios que facilitan las comunicaciones internas y externas de la empresa, así como la conectividad y transmisión de datos. Ej.: Servicios de telefonía, internet, servicios de correo electrónico, sistemas de videoconferencia, servicios de mensajería.

➢ Servicios Legales: Servicios especializados en el ámbito jurídico que ayudan a la empresa a cumplir con las normativas, gestionar contratos y resolver disputas legales. Ej.: Asesoría legal, representación en litigios, revisión y redacción de contratos, servicios notariales.

➢ Otros Tipos de Compras y Contrataciones: Cualquier otro tipo de compra o contratación que no encaje específicamente en las categorías anteriores pero que es esencial para la operación de la empresa. Ej.: Donaciones, patrocinios, adquisiciones estratégicas, compras de bienes de capital no categorizados previamente, servicios de investigación y desarrollo.

Los colaboradores que requieran la adquisición o contratación de alguno de los bienes o servicios descritos anteriormente para el desempeño de sus funciones y de la empresa, deberán seguir el procedimiento descrito en el numeral 3.

3. Descripción del Procedimiento

El procedimiento de compras se describe de manera resumida en la siguiente tabla que contiene las actividades de manera secuencial y los productos que se generan en cada actividad. Asimismo detalla los participantes y responsables en cada una de dichas actividades:

La mayoría de las compras y la contratación de servicios seguirán el proceso completo establecido.

No obstante, algunos tipos de compras, como la adquisición de productos inventariables, servicios de transporte y arrendamientos, podrán iniciar el proceso a partir de la Purchase Order.

3.1. Requisition Request (RR):

Para solicitar una compra o la contratación de un servicio, el colaborador debe generar una solicitud de compra ingresando al módulo “Requisition Request” en ZeCore (https://zecore.zebrands.mx/app/requisition-request) y seleccionar "+ Add Requisition Request", tal como se muestra en la imagen siguiente:

En la primera sección del doc type Requisition Request, se deben completar los campos marcados en rojo:

● Objetivo: Compra (este campo está predefinido).

● Solicitado por: Ingresar el correo institucional del solicitante.

● Fecha de transacción: Fecha en la que se está generando la requisición.

● Fecha de requerimiento: Fecha tentativa en la que se requiere el suministro. (Para completar esta fecha, se deben tomar en cuenta los SLAs del proceso de compra, contenidos en el Anexo 1).

● Compañía: Siempre se ingresará “KSMV CAPITAL SAPI DE CV”

En la segunda sección llenar los artículos o servicios a solicitar seleccionando “Edit” en cada línea:

Es importante que de forma detallada se ingrese la información del bien o servicio a solicitar:

● Descripción: Describir detalladamente lo que se estará solicitando. Se puede anexar un link como referencia (fabricante, número de parte, características, etc.).

● Cantidad: Número de piezas solicitadas.

● Requerido por: Fecha solicitada para arribo del artículo o servicio.

● Marca: Enunciar marca sugerida.

● Modelo: Tipo del producto o servicio.

Nota: Los campos de ARTÍCULO, PROVEEDOR Y ORDEN DE COMPRA serán completados por el DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Si requieres que sea con un PROVEEDOR en específico que esté dado de alta, selecciona la opción correspondiente en el apartado de proveedor.

Si es necesario solicitar más de un ítem, selecciona la pestaña de “Insertar” en la parte inferior y repetir el paso anterior.

En caso de no requerir más ítems, simplemente haz click fuera de la venta para salir, tal como se muestra en la imagen.

Para concluir el proceso de requisición, será necesario llenar el apartado de las dimensiones contables.

Nota: Si no cuentas con la información del apartado contable, favor de solicitarlo con tu Tribe Lead.

Por último, dar clic en el botón “Guardar” para que se genere un número de requisición:

Verifica que los campos estén correctos y haz clicK en el apartado “SAVE”, lo que te redireccionará a la siguiente ventana:

El solicitante deberá pedir la revisión de la RR a su Tribe Lead y al Encargado de Compras correspondiente, presionando el botón “+” en la sección superior izquierda de la RR y etiquetando a ambos, tal como se muestra en las siguientes dos imágenes:

ZeCore enviará una notificación al Tribe Lead y al Encargado de Compras para que realicen la revisión correspondiente. Asimismo, el solicitante debe presionar el botón “Actions” en la parte superior derecha y seleccionar “Solicitar Aprobación Tribe Lead” en el menú desplegable, tal como se muestra en la siguiente imagen:

El RR cambia de estado de “Draft” a “Pending”:

3.2. Revisión RR:

El Tribe Lead revisa la solicitud tomando en cuenta criterios de necesidad y relevancia de la compra/contratación para el negocio. Asimismo, debe asegurarse de que la solicitud esté dentro del presupuesto durante la revisión.

Si la solicitud de compra/contratación no está presupuestada, es importante evaluar si la misma es una compra/contratación imprescindible para la empresa y que el beneficio justifica la adquisición.

Es responsabilidad del solicitante hacer seguimiento a su requerimiento y especificar fechas de plazo para dicha adquisición y/o contratación con el objeto de que no se retrase la compra.

Si el Tribe Lead aprueba la RR, debe presionar el botón “Actions” ubicado en la parte superior derecha y seleccionar la opción de aprobar. El estado de la RR cambiará de “Pending” a “Validation Pending”, como se muestra en la siguiente imagen:

En caso de que el Tribe Lead rechace la RR durante su revisión, deberá redactar el motivo del rechazo en la sección de comentarios de la misma RR.

3.3. Cotización:

El Encargado de Compras revisa que la RR tenga información suficiente para realizar cotizaciones precisas. En caso de no tener las especificaciones necesarias, solicitará al colaborador completar la información.

Una vez que cuente con la información necesaria, avanza la RR al estado “Proccess of quotation”. Dependiendo de la complejidad de la RR, los tiempos de atención no deberán superar los límites establecidos en la siguiente tabla:

Una vez finalizada la cotización y negociación, el Encargado de Compras generará la Orden de Compra correspondiente, seleccionando en la opción "Purchase Order" en el botón "Create", como se muestra en la siguiente imagen:

En el caso de tratarse de un nuevo proveedor, se deberá gestionar el alta del mismo, siguiendo el procedimiento de “Alta y/o Modificación de Proveedores” descrito en el numeral 5 del presente documento.

3.4. Purchase Order (PO):

Una orden de compra, que para efectos del presente denominaremos Purchase Order (PO), es un documento formal emitido por una empresa a un proveedor para solicitar bienes o servicios. Este documento detalla la descripción de los productos o servicios requeridos, las cantidades, los precios acordados, las condiciones de pago y cualquier otro término relevante para la transacción. La PO sirve como un acuerdo contractual entre la empresa y el proveedor, estableciendo claramente las expectativas y obligaciones de ambas partes. A continuación, se describen los principales aspectos por los cuales las compras y la contratación de servicios deben tener la PO debidamente completada antes de la entrega del producto y/o servicio:

➢ Control y Organización: Ayuda a centralizar, organizar y registrar correctamente las solicitudes de compras, permitiendo un mejor control sobre los bienes y servicios adquiridos. Esto facilita la gestión de inventarios, presupuestos, planificación financiera y adecuada contabilización.

➢ Registro y Seguimiento: Proporciona un registro detallado de cada transacción, lo que es esencial para el seguimiento de las compras, auditorías internas y la conciliación con las facturas del proveedor. Esto asegura que la empresa sólo pague por lo que realmente se ha solicitado y recibido.

➢ Responsabilidad y Transparencia: Establece una responsabilidad clara dentro de la empresa, definiendo quién está autorizado para realizar compras y bajo qué condiciones. Esto ayuda a prevenir fraudes y errores en el proceso de adquisición.

➢ Negociación y Cumplimiento: Con una PO formalizada, se tiene un documento legal que respalda los términos acordados con el proveedor. Esto es fundamental en caso de disputas, incumplimientos o discrepancias en la entrega de productos o servicios.

➢ Optimización de Procesos: La PO es una herramienta clave para estandarizar el proceso de compras. Al seguir un procedimiento claro y definido, se reduce la posibilidad de errores y se optimiza el tiempo y los recursos dedicados a la gestión de adquisiciones.

En resumen, la PO no solo es un documento esencial para realizar compras de manera ordenada y eficiente, sino que también es una herramienta clave para garantizar la transparencia, el control y la efectividad del proceso de adquisición en la empresa.

3.4.1. Creación PO:

Los bienes y servicios solicitados a través de una RR se generan directamente desde la misma, como se describió en el numeral anterior. Para el caso de bienes y servicios que no requieran cotización, el solicitante podrá crear una PO en el siguiente link:

New Purchase Order

El siguiente video muestra un ejemplo de cómo completar una PO:

Ejemplo

Adicionalmente, a continuación se detallan las secciones de la PO y los campos principales que deben ser completados:

Sección 1: Encabezado de la PO

➢ Company: Razón Social de la Empresa: KSMV CAPITAL SAPI DE CV.

➢ Supplier: Razón social del proveedor.

➢ Date: Fecha de creación de la PO.

➢ To: Fecha en la que se requiere el pago del bien y/o el servicio. Tomar en cuenta que debe corresponder a un jueves y teniendo en cuenta los tiempos establecidos en el numeral 4 del presente Manual.

➢ By: Email del solicitante.

Sección 2: Información específica de los Ítems a comprar o contratar.

➢ Item Code: Código del ítem a comprar o contratar. En el siguiente link podrás encontrar un listado de los ítems cargados en ZeCore.

Item Code

En caso de que sea necesario crear un nuevo ítem debido a que los existentes no se ajustan a lo requerido, el colaborador deberá solicitar al área de Cuentas por Pagar de Finanzas enviando un correo electrónico a la siguiente dirección:

facturas@ksmvcapital.com

➢ Required by: Fecha en la que se requiere la entrega del bien o servicio.

➢ Description: Descripción de la compra y/o de la contratación.

3.4.2. Contratos:

Todas las “Compras y Servicios" deberán contar con un contrato revisado y aprobado por legal.

La única excepción a lo anterior sería la compra de “Productos Inventariables y/o Insumos de Producción" cuando el monto total de la compra no supere la cantidad de MXN 100,000.- y esta no sea una compra recurrente.

Igualmente, en casos de excepción se necesitará la autorización por escrito de legal para no tener contrato.

El equipo de finanzas se asegurará de corroborar que existe un contrato válido y vigente celebrado entre ambas partes antes de autorizar cualquier pago.

Adicionalmente, se deben considerar tiempos adecuados para que el equipo legal pueda elaborar, revisar y adecuar los contratos correspondientes.

3.4.3. Dimensiones Contables:

Para un registro contable adecuado de las POs, es esencial completar correctamente las dimensiones contables, las cuales se muestran en la siguiente imagen:

➢ Tribe Dimension: Se refiere al área organizacional a la que impactará el gasto de la compra y/o servicio adquirido.Ej.: Retail Stores, Logística, HR, etc.

➢ Brand Dimension: Se refiere a la marca que absorberá el gasto y/o contratación.* Ej.:* Luuna, Nooz, Mappa, etc.

➢ Income Unit Dimension: Se refiere a la unidad de negocio que se verá afectada por el gasto de la compra y/o servicio adquirido. Ej.: Tienda Luuna Masaryk, Mappa MX, Liverpool-B2B Retail, etc.

➢ Item Group Dimension: Se refiere al grupo de productos al cual afectará el gasto de la compra y/o servicio adquirido. Ej.: Funda, Colchones de espuma, Almohada, etc.

Es importante recordar que el solicitante es responsable de hacer seguimiento necesario para garantizar que sus POs sean revisadas tanto por el Tribe Lead como por el área de Finanzas.

3.5. Revisión PO:

Al revisar la PO para decidir si se aprueba o rechaza, el Tribe Lead debe considerar varios factores clave que aseguren que la transacción sea beneficiosa, cumpla con los requisitos y políticas de la empresa, así como minimice riesgos. A continuación, se detallan los lineamientos a seguir:

➢ Exactitud de la Información: Verificar que todos los detalles de la PO sean correctos, incluyendo la descripción del producto o servicio, cantidades, precios, y términos de pago. Cualquier error puede llevar a problemas en la entrega o facturación.

➢ Cumplimiento de las Políticas de la Empresa: Asegurar de que la PO cumpla con las políticas internas de la empresa, como límites de gasto, requisitos de autorización, y alineación con el presupuesto asignado.

➢ Validez del Proveedor: Revisar si el proveedor es confiable y ha sido aprobado por la empresa. Verifica su historial de cumplimiento de contratos, calidad de productos o servicios, y términos ofrecidos.

➢ Condiciones de Pago y Términos del Contrato: Analiza las condiciones de pago propuestas, asegurando que sean razonables y dentro de los términos habituales para la empresa. Además, revisa si los términos del contrato son aceptables y protegen los intereses de la empresa.

➢ Plazo de Entrega y Disponibilidad: Verifica que los plazos de entrega sean claros y alcanzables, y que el proveedor tenga la capacidad de cumplir con estos plazos sin comprometer la calidad o la continuidad operativa de la empresa.

➢ Presupuesto y Costos: Comprueba que la PO esté dentro del presupuesto asignado y que los costos sean competitivos y justificados. Si el monto excede lo esperado, se debe justificar adecuadamente o renegociar.

➢ Autorizaciones y Firmas: Confirma que la PO haya sido revisada y aprobada por las personas o departamentos adecuados dentro de la empresa. Asegúrate de que se hayan seguido los procedimientos de autorización correctamente.

➢ Impacto en la Operación: Evalúa si la compra contribuirá positivamente a las operaciones de la empresa o si podría generar problemas operativos, logísticos, o financieros.

➢ Riesgos Potenciales: Identificar cualquier riesgo asociado con la transacción, como fluctuaciones en precios, cambios en la demanda, o la solvencia del proveedor. Considera si estos riesgos están mitigados en la orden de compra.

➢ Compatibilidad con Estrategia y Proyectos: Asegurar que la compra esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa y no entre en conflicto con otros proyectos o necesidades futuras.

En el caso de POs para productos y/o insumos inventariables, se debe adjuntar proforma / cotización correspondiente a la PO.

Tener en cuenta estos factores te permitirá tomar una decisión informada sobre si una PO debe ser aprobada o rechazada, garantizando que la transacción sea segura, eficiente y beneficiosa para la empresa.

3.6. Compra Contratación:

El área de compras en coordinación con el solicitante, gestionarán la compra y/o el servicio adquirido, así como el horario y lugar de entrega.

3.7. Purchase Receipt (PR):

Una vez recibido el producto y/o servicio, el colaborador solicitante generará el Purchase Receipt, siempre y cuando el producto y/o servicio se haya recibido según lo acordado y conforme a lo negociado.

Para el caso de que no se reciba conforme a lo acordado, el solicitante, debe gestionar la nota de crédito correspondiente y resarcimiento del daño ocasionado.Ej.: Penalidades derivadas del incumplimiento de entrega a algún cliente.

3.8. Portal de Proveedores - Factura:

Una vez generada la PR, el proveedor recibirá en su correo electrónico un link para poder subir su factura. Este paso es muy relevante para que el proveedor pueda recibir su pago a tiempo. En el siguiente link se encuentra el Manual compartido al proveedor para realizar la carga de sus facturas:

https://drive.google.com/file/d/1s7RTw6QfbHje9QiMhDDZJxAE6_ISFfoY/view?usp=sharing

3.9. Registro y Programación:

Una vez generada la PR, el equipo de Finanzas (Cuentas por Pagar) generará la Purchase Invoice. El equipo de Cuentas por Pagar y el equipo de Tesorería programarán los pagos siempre y cuando la PO se haya aprobado dentro de los plazos señalados en el numeral 4 y adicionalmente el proveedor haya subido su factura en el portal de proveedores. Una vez preparada la propuesta de pagos, Tesorería solicitará la revisión del VP de Finanzas y/o CFO.

3.10. Revisión, Carga y Ejecución de Pagos:

Una vez revisado el flujo y la propuesta de pagos, se suben y disparan los pagos. El área de Tesorería gestiona la carga de los comprobantes en ZeCore y su correspondiente aplicación para que queden contabilizados. Los pagos se realizan los días jueves por lo que será determinante que las POs cumplan con los SLAs descritos a continuación.

4. Service Level Agreements (SLAs):

Para garantizar que la compra y/o contratación se realice a tiempo, es necesario cumplir con los siguientes SLAs a lo largo del proceso de compras, de acuerdo a los siguientes puntos:

➢ Revisión Requisition Request (RR): 48 Hrs – Revisión por parte del Tribe Lead.

➢ Cotización:

○ Complejidad Baja => Hasta 2 días hábiles.

○ Complejidad Media => Hasta 7 días hábiles.

○ Complejidad Alta => Hasta 30 días hábiles.

➢ Revisión Purchase Order (PO):

○ Revisión Tribe Lead => Hasta 2 días hábiles.

○ Revisión Finanzas => Hasta 2 días hábiles.

➢ Términos de Pago Proveedores:

○ Proveedores de productos/insumos inventariables: >= 60 días.

○ Transportistas: >= 30 días.

○ Proveedores recurrentes: >= 60 días.

➢ Programación a Pago:

○ POs de productos o insumos inventariables de importación: Deben estar debidamente aprobadas mínimamente 60 días antes de la fecha de pago.

○ POs de productos o insumos inventariables nacionales: Deben estar debidamente aprobadas, con Purchase Receipt generado y factura subida al portal de proveedores, mínimamente 30 días antes de la fecha de pago.

○ POs de mayor cuantía a los MXN 200,000.- de proveedores no recurrentes deben estar debidamente aprobadas, con Purchase Receipt generado y factura subida al portal de proveedores, mínimamente 30 días antes de la fecha de pago.

5. Alta y/o Modificación de Datos Bancarios de Proveedores:

5.1. Proveedores Nacionales:

El solicitante deberá preparar y enviar su requerimiento por correo electrónico a la dirección facturas@ksmvcapital.com, adjuntando la siguiente información y documentos para el alta o la modificación:

• Nombre del proveedor.
• Datos de contacto (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono).
• Constancia de Identificación Fiscal (RFC), no mayor a tres meses.
• Opinión de cumplimiento, no mayor a tres meses.
• Carátula de Estado de Cuenta (Nombre del beneficiario y clave interbancaria).
• Términos de pago.

5.2. Proveedores Internacionales:

El solicitante deberá preparar y enviar su requerimiento por correo electrónico a la dirección facturas@ksmvcapital.com, adjuntando la siguiente información y documentos para el alta de proveedor o para la modificación de datos bancarios:

• Nombre del proveedor.

• Datos de contacto (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono).

• Constancia de Identificación Fiscal.

• Certificado Bancario de la cuenta y los datos para poder hacer giros internacionales. Términos de pago.

Una vez recibido, Tesorería deberá comunicarse con el área financiera del proveedor y confirmar si la instrucción de cambios de datos bancarios es legítima o para dar de alta a un proveedor nuevo.

5.3. Proveedores Repse:

El REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas) es obligatorio para aquellas empresas en México que brinden servicios u obras especializados, según lo establecido en las reformas a la Ley Federal del Trabajo (LFT) de 2021. Este registro se creó para regular la subcontratación y garantizar que las empresas cumplan con sus obligaciones laborales y fiscales.

Al momento de prospectar un proveedor se debe evaluar si según los criterios detallados a continuación, debe o no presentar y mantener su registro REPSE entre otros requisitos durante la relación comercial:

➢ Prestación de servicios especializados: La empresa ofrece servicios u obras especializadas que no forman parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante. Los servicios especializados deben implicar habilidades, conocimientos o infraestructura técnica específica.

➢ Subcontratación legal: La empresa subcontrata personal únicamente para tareas especializadas y no para actividades esenciales del negocio principal de la empresa contratante. No se permite la subcontratación de personal para realizar actividades del objeto social o actividad económica preponderante de la empresa contratante.

➢ Servicios relacionados con el cliente: Si la empresa contrata personal para prestar servicios a otras empresas (outsourcing), estos servicios deben ser especializados. Es necesario demostrar que la actividad contratada no se encuentra en el núcleo de la actividad económica del cliente.

➢ Actividades de construcción y obras especializadas: Las empresas que realicen actividades de construcción u obras especializadas también están obligadas a registrarse en el REPSE.

Al momento de verificar que la empresa a contratar por la naturaleza de los servicios o productos a brindar debe tener su Registro REPSE vigente, el área de compras deberá comunicar al área legal y fiscal vía correo electrónico para que estás áreas puedan elaborar el contrato y solicitar los requisitos listados a continuación respectivamente:

6. Expense Claims (EC):

Para el caso de gastos realizados ya sea con fondos propios o tarjetas corporativas, los colaboradores deberán comprobarlos subiendo los XML y PDF (comprobantes fiscales) en un Expense Claim en ZeCore. Para el caso de gastos internacionales de igual manera se debe subir la factura y/o voucher de compra emitido por el comercio en el que se realizó el gasto.

A continuación se describe el proceso para comprobar gastos mediante Expense Claims:

6.1. Proceso EC:

Una vez realizado el gasto, el colaborador deberá enviar su comprobación mediante un Expense Claim (ECs) dentro de las 48 hrs. siguientes a su regreso. A continuación, se detallan los pasos a seguir para el llenado del Expense Claim (ECs):

➢ New Expense Claim: Ingresar en ZeCore y en la barra de búsqueda colocar “new-expense-claim-1” o presionar el siguiente link:

https://zecore.zebrands.mx/app/expense-claim/new-expense-claim-1

Se desplegará la siguiente pantalla:

➢ 1ra Sección - Datos Generales: El colaborador deberá llenar los siguientes campos:

○ From Employee: Nombre de quien solicita el reembolso.

○ Expense Approver: Tribe lead que aprobará el reembolso.

○ Company: KSMV CAPITAL SAPI DE CV.

○ Clearence Date: Fecha en que se espera realice el reembolso.

Nota: Los reembolsos se realizan los días jueves de cada semana de Expense Claims (ECs) revisados y aprobados por el Tribe Lead correspondiente, 7 días antes de la fecha de reembolso. Solo serán elegibles para reembolso, Expense Claims (ECs) que hayan cumplido con todo el proceso establecido.

➢ 2da Sección - Expenses: Hacer clic en "add row" (el primer clic realiza un pre-guardado, dar un segundo clic para agregar la línea) y luego hacer clic en "edit" en la línea para comenzar el llenado.

○ Expense date: Registrar la fecha de la factura.

○ Expense Claim Type: Registrar el tipo de gasto según el catálogo expuesto en el siguiente link:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jUMA23Yhpa2mssp8hOEh4HGCDqqR QGad/edit?gid=2045733558#gid=2045733558

○ Description: Registrar la descripción del gasto.

○ Amount (subtotal): Registrar el subtotal de nuestra factura.

○ Sanctioned amount (base gravable): Registrar el mismo monto que el subtotal, siempre y cuando la factura no tenga otros impuestos como ieps, ish y/o productos a tasa 0% IVA. En caso de que se tengan estos impuestos, dividir el monto del IVA de la factura entre 0.16 o 0.08 según corresponda y el resultado, registrarlo en sanctioned amount (base gravable) y el ieps e ish deben ser sumados al monto de subtotal.

○ Accounting Dimensions: Llenar las dimensiones contables de acuerdo a la Tribu que está realizando el gasto:

○ Invoice Files: En el campo “Invoice PDF”, adjuntar la factura en formato pdf.

Aparece un mensaje que es obligatorio el xml en la línea que estamos llenado:

Cerrar el mensaje e ingresar a la línea nuevamente en “edit”, para cargar el xml correspondiente en el campo “Invoice XML”. El sistema hace una validación de la información cargada vs la que contiene el xml.

○ Revisión: El sistema deja en automático el EC en status “pending” para que el colaborador pueda revisar y validar los impuestos, así como el total del reembolso:

○ Remark: Registrar el mismo texto que se ingresó en la descripción.

○ Grabar: Presionar el botón azul “save” en la parte superior derecha del EC:

Nota: Los colaboradores que tengan una tarjeta empresarial asignada, deberán subir sus facturas al Expense Claim (ECs) correspondiente en ZeCore y no a la aplicación de la tarjeta empresarial asignada.

➢ Aprobación: Asignar al Tribe Lead y al Analista de CxP para las aprobaciones correspondientes:

○ Hasta aquí termina el proceso del usuario en la creación de Expense Claim (ECs), una vez aprobado por el Tribe Lead cambia de status a “Validation Pending”:

○ El apartado de Expense Claim (ECs) dimensions sólo debe utilizarse cuando sea necesario dividir una factura en dos o más accounting dimensions. En este caso, únicamente se debe modificar el campo de porcentaje.

7. Flujogramas

7.1. Proceso de Compra - Flujograma:

✈️ POLITICA DE VIAJES:

1.1. Objetivo:

El objetivo de la Política es definir reglas generales y específicas para la gestión de viajes, incluyendo reembolsos correspondientes, la administración de anticipos, y la comprobación de gastos realizados por los colaboradores, asegurando un manejo transparente y eficiente de los recursos de la organización.

A continuación, se detalla el proceso que deben seguir los colaboradores, desde la solicitud de autorización de viajes hasta la comprobación de los gastos derivados de los mismos.

1.2. Alcance:

Esta Política aplica a todos los colaboradores de Zebrands en México, independientemente de la unidad de negocio a la que pertenezcan.

1.3. Responsabilidades:

➢ Recursos Humanos:

○ Revisar la presente Política.

○ Comunicar la Política a todas las áreas involucradas de la empresa.

○ Mantener actualizada la base de datos del personal y los niveles de aprobación.

○ Actualizar los montos de los límites autorizados para cada tipo de gasto

establecidos en esta Política.

○ Notificar, de manera confidencial, a Finanzas sobre las bajas programadas de puestos que hagan uso de esta Política.

➢ Colaborador:

○ Utilizar los recursos exclusivamente para asuntos relacionados con el desempeño de sus actividades y en beneficio de Zebrands.

○ Cumplir estrictamente con los lineamientos establecidos en esta Política.

○ Consultar y respetar los montos máximos autorizados para cada tipo de gasto.

○ Cumplir con los montos máximos autorizados para los gastos de viajes de negocio.

➢ Supervisor Inmediato:

○ Cumplir con la Política y asegurarse de que sus colaboradores también lo hagan.

○ Consultar la tabla de montos máximos autorizados para cada tipo de gasto.

○ Revisar la razonabilidad de los anticipos solicitados por los colaboradores a su cargo.

○ Revisar, aprobar o rechazar los reembolsos y comprobaciones de gastos de los colaboradores a su cargo en Zecore o cualquier herramienta definida por Zebrands para la gestión de gastos de viaje.

➢ Director del Área Correspondiente:

○ Cumplir con la Política y asegurarse de que sus colaboradores también lo hagan.

○ Consultar la tabla de montos máximos autorizados para cada tipo de gasto.

○ Revisar la razonabilidad de los anticipos solicitados por los colaboradores a su cargo.

○ Revisar, aprobar o rechazar los reembolsos y comprobaciones de gastos de los colaboradores a su cargo en Zecore o cualquier herramienta definida por Zebrands para la gestión de gastos de viaje.

○ Validar y autorizar la asignación de Tarjetas Corporativas, previa evaluación.

○ Revisar, validar y autorizar los conceptos definidos en esta Política, así como las excepciones.

➢ Finanzas:

○ Gestionar el trámite de los anticipos.

○ Gestionar los reembolsos de gastos conforme a esta Política.

○ Gestionar la comprobación de los anticipos de gastos.

○ Revisar todas las comprobaciones de gastos con alertas de incumplimiento que detone Zecore o cualquier herramienta definida por Zebrands.

○ Confirmar a Recursos Humanos los adeudos existentes por anticipos pendientes de comprobar, para su descuento en caso de que la relación de trabajo concluya.

○ Enviar mensualmente a Nóminas el reporte de los montos a descontar por anticipos y no gastos de tarjeta corporativa no comprobados.

○ Reducir el saldo deudor del colaborador mediante la aplicación de los descuentos confirmados y registrados por el área de Nóminas.

○ Realizar una validación mensual del uso de las tarjetas corporativas asignadas.

○ Cancelar tarjetas de crédito corporativas en desuso, cuando sea necesario.

○ Reportar las excepciones a esta Política al Director del área correspondiente.

○ Realizar auditorías aleatorias de las comprobaciones de gastos realizadas por los colaboradores (30%).

➢ Compras:

○ Negociar y comunicar las tarifas de hoteles y vuelos al personal involucrado en la gestión de gastos de viaje.

➢ Generalista RH:

○ Notificar la desvinculación de los colaboradores al área de Cuentas por Pagar.

○ Registrar los descuentos de anticipos no comprobados, gastos de tarjeta corporativa pendientes y cargos no comprobados en la Nómina.

➢ Nóminas:

○ Aplicar los descuentos correspondientes, conforme a lo establecido en el artículo 110, fracción I, de la Ley Federal del Trabajo, por concepto de anticipos y gastos de tarjeta corporativa no comprobados, así como por boletos perdidos imputables al colaborador, según lo notificado por el área de Finanzas.

○ Registrar los descuentos en el control de colaboradores hasta completar el monto notificado.

○ Confirmar al área de Finanzas, después de cada periodo de nómina, el registro y el monto descontado.

➢ Tech:

○ Actualizar la plataforma con los cambios que esta Política requiera.

○ Ejecutar el mantenimiento periódico necesario para garantizar el buen funcionamiento de la plataforma.

1.4. Solicitud de Viaje:

Las solicitudes de viaje elaboradas por los colaboradores deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

➢ Describir de manera clara y precisa el motivo del viaje, asegurando que esté vinculado al desempeño de sus funciones y alineado directamente con los objetivos de la empresa.

➢ Presentar un itinerario detallado que incluya las actividades a realizar y las reuniones programadas, organizadas de manera cronológica por día.

➢ Desglosar el presupuesto estimado teniendo en cuenta transportes, alimentación, alojamiento y otro tipo de gastos.

➢ Es importante que se justifique las razones por las cuales es necesario realizar el viaje y el impacto esperado en la empresa.

➢ Debe estar autorizado por el Supervisor y/o Tribe Lead previo a realizar reservaciones y compras.

Todos los colaboradores deberán completar su solicitud de viaje mediante la generación de una Requisition Request (RR), considerando las siguientes particularidades específicas para solicitudes de viajes:

Sección “Purpose”:

➢ En el campo “Required by” se debe registrar la fecha de inicio del viaje.

Sección “Requested Items”: Presionar “Edit” para llenar los siguientes campos:

➢ En el campo “Description”, registrar un título que resuma las actividades planificadas para ese día, las actividades y el presupuesto desglosado.

➢ En el campo “Quantity” o “Cantidad”, indicar el monto total de presupuesto asignado para ese día.

➢ En el campo “Required by” o “Requerido por”, en la segunda sección (“Requested Items”) de la RR, registrar las fechas de inicio del viaje.

➢ En los campos “Brand” y “Model” ingresa“NA” (no aplica), ya que son campos obligatorios que no pueden quedar vacíos.

En el ejemplo proporcionado, se detalla un viaje de tres días desde la CDMX a Quintana Roo, en el cual se visitará y supervisará una tienda por día. En el campo “Description”, se debe registrar de forma clara y precisa las actividades planeadas para el día correspondiente, incluyendo un desglosado detallado del presupuesto asignado para dichas actividades.

A continuación se expone un ejemplo de la información que debe quedar registrada en el campo “Description”, para que el revisor pueda entender de manera clara las actividades a realizar y el presupuesto estimado por cada línea (por día):

➢ Línea 1: Visita T Galerías Campeche.

Actividades:

1. Viaje CDMX – Campeche.

2. Inventario.

3. Revisión Observaciones Auditoría.

4. Capacitación Nuevo Line Up.

5. Capacitación Técnicas de Ventas.

Presupuesto: MXN 2,850.

• Pasaje MXN 1,000.

• Hospedaje 1 noche MXN 1,000.

• 3 comidas MXN 600.

• Transporte local MXN 250.

*➢ Línea 2: *Visita T Altabrisa

Actividades:

1. Viaje Campeche – Yucatán.

2. Inventario.

3. Revisión Observaciones Auditoría.

4. Capacitación Nuevo Line Up.

5. Capacitación Técnicas de Ventas.

Presupuesto: MXN 2,300.

• Bus MXN 500.

• Hospedaje 1 noche MXN 1,000.

• 3 comidas MXN 600.

• Transporte local MXN 200.

➢ Línea 3: Visita T Plaza Américas.

Actividades:

1. Inventario.

2. Capacitación Nuevo Line Up.

3. Viaje Quintana Roo – CDMX.

Presupuesto:

• Pasaje MXN 1,000.

• 3 comidas MXN 600.

• Transporte local MXN 200.

Una vez llenada la RR con la Solicitud de Viaje, el colaborador graba y gestiona aprobaciones de su Tribe Lead y del Encargo de Compras asignado.

Dependiendo el rol y las funciones que desempeñe el colaborador deberá gestionar la compra de pasajes y hospedaje mediante uno de los siguientes métodos:

➢ Solicitud de anticipo: Una vez aprobada la RR, el colaborador deberá generar la

Purchase Order (PO) presionado el botón “Create” y seleccionando “Purchase Order”.

En la segunda sección de la PO, el colaborador debe elegir el ítem “anticipo”, y el monto solicitado debe coincidir con el monto presupuestado en la RR.

➢ Fondo Fijo: Tras la aprobación de la RR, el colaborador deberá comprar sus pasajes y hospedajes utilizando el Fondo Fijo Asignado.

➢ Tarjeta de Crédito Corporativa: Una vez aprobada la RR, el colaborador deberá realizar la comprar de pasajes y hospedajes utilizando la tarjeta de crédito corporativa.

➢ Fondos Propios: Después de la aprobación de la RR, el colaborador deberá efectuar la compra de pasajes y hospedajes utilizando su tarjeta de crédito personal.

1.5. Compra de Vuelos y Hospedajes:

Independientemente del método utilizado para gestionar los fondos (PO de anticipo, fondo fijo, tarjeta de crédito corporativa o fondos propios) para la compra de pasajes y hospedajes, es fundamental que el colaborador planifique y gestione los tiempos adecuadamente. Esto incluye realizar la compra de boletos con al menos 2 semanas de anticipación para viajes nacionales y un mínimo de 1 mes para viajes internacionales. En el caso de que los boletos se adquieran sin cumplir con la anticipación mínima establecida, la diferencia de costos generada no será cubierta por la empresa, a menos que se demuestre que la reserva tardía fue causada por motivos laborales imprevistos y previamente aprobados por el Tribe Lead y Finanzas.

Es responsabilidad del colaborador gestionar los recursos de la empresa de manera eficiente, evitando gastos innecesarios y excesivos al reservar vuelos y hospedajes. A continuación, se presentan recomendaciones para obtener las mejores tarifas posibles al compra de boletos aéreos:

➢ Utiliza Buscadores de Vuelos: Comienza utilizando plataformas como Google Flights y Skyscanner, que comparan precios de múltiples aerolíneas y agencias de viajes online. Se recomienda priorizar la compra directa a las aerolíneas, asegurando que se genere la factura a nombre de la empresa. Si se utiliza una agencia de viajes online, verifica que puedan emitir la factura correspondiente.

➢ Compra con Anticipación: Reserva tus boletos al menos 2 semanas antes del viaje si es un vuelo nacional y 1 mes antes si es un vuelo internacional. Los vuelos adquiridos sin cumplir con la anticipación establecida no serán reembolsados. En caso de que se compren con fondos de la empresa, el monto correspondiente será descontado al colaborador vía nómina, conforme a lo establecido en el artículo 110, fracción I de la Ley Federal del Trabajo, y previa firma de la carta de ajuste salarial por parte del colaborador.

Los casos de emergencia serán tratados de manera diferenciada y serán analizados de forma particular.

➢ Activa Alertas de Precios: Configura alertas de precios en los buscadores de vuelos para recibir notificaciones cuando los precios bajen en las rutas y fechas que sean de tu interés.

➢ Busca en Modo Incógnito: Las cookies del navegador pueden hacer que los precios aumenten si se realizan búsquedas repetidas de la misma ruta. Utiliza el modo incógnito para evitar este efecto.

➢ Considera Aeropuertos Alternativos: Busca vuelos que lleguen o salgan de aeropuertos cercanos. A veces, volar desde o hacia un aeropuerto alternativo puede ser más económico, incluso si consideras el costo adicional del traslado.

➢ Evita Viajar en Temporada Alta: Los precios suelen ser más altos durante vacaciones, festivos y temporadas altas. Trata de programar tus viajes en temporadas bajas o intermedias para obtener tarifas más económicas.

➢ Reserva Vuelos de Ida y Vuelta por Separado: En algunas ocasiones, comprar boletos de ida y vuelta por separado (incluso con aerolíneas diferentes) puede resultar más económico que comprar un paquete de ida y vuelta con la misma aerolínea.

➢ Verifica Políticas de Equipaje: Asegúrate de revisar las políticas de equipaje de las aerolíneas, ya que pueden variar y algunas tarifas más bajas no incluyen equipaje facturado, lo que podría generar costos adicionales.

*➢ Tarifas: *Compara las tarifas más económicas entre distintas aerolíneas. El siguiente link contiene un tarifario referencial para vuelos dentro del territorio mexicano (tarifas de vuelos de ida y de regreso), cotizados con 14 días de anticipación a la fecha de viaje:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1p2K4XgSqXz53jXy4ZDLxdWy0glh-meF4llwKb_npFO8/edit?usp=sharing

Viva Aerobús y Volaris ofrecen las tarifas más competitivas en comparación con Aeroméxico, por lo cual se deberá dar prioridad a la compra de boletos en dichas aerolíneas.

1.6. Lineamientos y Montos Autorizados:

En la siguiente tabla se exponen los montos máximos autorizados para gastos de alimentación, hospedaje y transporte tanto para viajes nacionales como viajes internacionales:

Los colaboradores que por sus funciones realicen viajes de trabajo deben velar por el estricto cumplimiento de los siguientes puntos:

➢ No se autorizará reposición de fondos fijos a colaboradores que tengan saldos pendientes de comprobar.

➢ Los fondos fijos no son transferibles y deberán ser solicitados y comprobados de manera individual por cada colaborador, incluso si dos o más personas viajan al mismo destino y proyecto.

➢ Los anticipos no son acumulativos por lo que el sobrante no erogado o comprobado al regreso del colaborador, debe ser depositado de inmediato a la empresa, incluso si existe otro viaje programado. En este caso, el colaborador deberá solicitar un nuevo anticipo para el siguiente viaje.

➢ En caso de cancelación del viaje después de haber recibido un anticipo, éste deberá ser depositado dentro de las 24 horas siguientes a la cuenta:

Banco: BBVA Bancomer

N° de Cuenta: 0100884065

Clave Interbancaria: 012180001008840658

➢ No se aceptarán comprobantes de alimentos que incluyan bebidas alcohólicas.

➢ Cuando sólo se efectúen gastos de transporte y alimentación, el pago debe efectuarse con la tarjeta de crédito/débito de la persona que incurrió en los gastos.

➢ Cuando se compruebe hospedaje, necesariamente se deberán adjuntar los comprobantes del transporte utilizado.

➢ Cuando se compruebe arrendamiento de autos, necesariamente deberán adjuntarse los comprobantes de hospedaje.

➢ En el caso de que se haga uso de taxi, deberá acompañarse de la bitácora por cada uno de los viajes efectuados, así como el CFDI correspondiente (cuando aplique).

➢ Cualquier comprobación que supere los límites establecidos, los excedentes no serán reembolsados.

➢ Los comprobantes que no cumplan con los requisitos fiscales serán devueltos y los montos correspondientes se descontarán vía nómina, de acuerdo con lo establecido en el artículo 110, fracción I de la Ley Federal del Trabajo, y previa firma de la carta de ajuste salarial por parte del colaborador.

➢ Finanzas proporcionará a Nóminas el listado de anticipos para que generen el CFDI correspondiente a los anticipos.

➢ Una vez comprobados los anticipos, Finanzas deberá proporcionar a Nóminas el listado para que generen el CFDI correspondiente a la comprobación.

➢ Feriados – Días Festivos: Se deben evitar planificar viajes en días festivos o lugares con festividades, a menos que sea absolutamente necesario. En ese caso, se deberá presentar una justificación y contar con la autorización de su Tribe Lead.

➢ Datos Fiscales: Los datos fiscales para Facturar son los siguientes:

Nombre: KSMV Capital SAPI de CV

RFC: KCA150708KVA

Dirección Fiscal: Av. Paseo de la Reforma No. 296, Piso 31, Col. Juárez, Municipio Cuauhtemoc, C.P. 06600, CDMX

➢ Gastos Facturados y No Facturados: Todos los gastos deben contar con comprobante fiscal. La gasolina siempre debe pagarse con algún medio bancario.

➢ Sobrante de Viáticos: En caso de que exista un sobrante de viáticos debe reembolsar vía transferencia electrónica a la siguiente cuenta:

Banco: BBVA Bancomer

N° de Cuenta: 0100884065

Clave Interbancaria: 012180001008840658

Boletos de Avión:

➢ Uso del Transporte Aéreo: Los gastos por concepto de vuelos solo serán aprobados para destinos que se encuentren a más de 400 km o a 5 horas de trayecto, con el fin de reducir las emisiones de carbono. Para casos específicos, se podrá considerar la autorización de viajes un día antes del inicio de la jornada laboral, incluyendo hospedaje, previa evaluación y análisis de costo/beneficio.

➢ Tarifas: Los colaboradores deberán priorizar las tarifas de transporte más económicas disponibles, siguiendo los lineamientos contenidos en el numeral::::

➢ Responsabilidad por Pérdida de Vuelo: En caso de pérdida de vuelo debido a la negligencia del colaborador (por ejemplo, llegar tarde al aeropuerto), los gastos adicionales generados, incluidos nuevos boletos o cargos por cambios, serán responsabilidad del empleado y no serán reembolsados por la empresa.

➢ Cancelaciones y Cambios de Itinerario: Los cambios o cancelaciones de itinerarios solo serán permitidos y reembolsados si están justificados por motivos laborales urgentes y aprobados previamente por el Tribe Lead y el VP de Finanzas. Cualquier gasto adicional generado sin la aprobación previa será responsabilidad del colaborador. En situaciones específicas atribuidas a factores externos e imprevisibles, se podrá optar por la compra de vuelos con posibilidad de cambio de itinerario.

➢ Excepciones por Fuerza Mayor: Cualquier modificación o gasto adicional debido a circunstancias fuera del control del colaborador, como cancelaciones por condiciones climáticas, huelgas u otras situaciones de fuerza mayor, deberá ser reportada inmediatamente. Cada caso será evaluado individualmente para determinar su reembolso.

➢ Consecuencias por Incumplimiento: El incumplimiento de esta Política puede resultar en la no aprobación de futuros viajes o en la obligación de cubrir los costos adicionales generados, según lo considere pertinente la empresa.

➢ Categoría/Clase de Asiento: El tipo de asiento se solicitará con base en la siguiente tabla:

Los cargos derivados de un ascenso de categoría o clase que no se ajusten a la presente Política deberán ser asumidos por el colaborador.

➢ Equipaje: Para viajes de hasta 3 días de duración, el colaborador deberá seleccionar equipaje de tamaño personal (que debe caber debajo del asiento). En viajes con estancias mayores a 3 días, se podrá comprar un equipaje de mano-cabina de 10 kg como máximo. Los cargos o penalidades que se puedan generar por exceso de equipaje y embalaje deberán ser asumidos por el colaborador.

➢ Extensión de Estancia o Cambios de Destino: Si el colaborador decide, por motivos personales, alargar su estancia o hacer cambios en el destino distinto al de su viaje laboral, deberá cubrir todos los gastos relacionados (alimentación, hospedaje, transporte, etc.). No se podrán considerar como gastos reembolsables aquellos que sean de índole personal y ajenos al propósito del viaje de negocios.

Hoteles:

➢ Alcance: El gasto por concepto de hospedaje aplicará cuando el colaborador viaje a destinos ubicados a más de 50 km de distancia del lugar de trabajo.

➢ Tipo de Hoteles: Para localidades en las cuales el Área de Compras tenga convenios con hoteles, se deberán gestionar las reservas en dichos hoteles. Para lugares en los que no existan convenios, los hoteles a reservar deberán ser de categoría business (3-4 estrellas) con desayuno incluido.

➢ Gastos Inadmisibles: No serán reembolsados los gastos relacionados con servicios a la habitación, tales como: servibar, renta de películas, gastos de entretenimiento, productos de aseo personal, medicamentos o cancelaciones atribuibles al colaborador.

Esta lista es enunciativa, más no limitativa.

➢ Gastos de Lavandería y/o Tintorería: Únicamente serán permitidos en estancias mayores a una semana (7 días).

Boletos de Autobús:

➢ Alcance: Cuando la distancia de viaje sea de entre 50 km y 420 km terrestres, se podrá utilizar el servicio de autobús.

➢ Compra: El boleto deberá ser adquirido directamente con la empresa de autobuses correspondiente.

➢ Comprobación: Los boletos por concepto de transporte terrestre serán admisibles siempre y cuando correspondan a la fecha de viaje y se cuente con la factura y el XML correspondiente.

Taxis:

➢ Alcance: Podrán efectuarse gastos por concepto de taxis para desplazamientos desde y hacia el aeropuerto, el hotel y los restaurantes asociados con el viaje de negocios.

➢ Compra: El boleto deberá ser adquirido directamente con la empresa de taxis correspondiente.

➢ Comprobación: Los boletos por concepto de transporte terrestre serán admisibles siempre y cuando correspondan a la fecha de viaje y se cuente con la factura y el XML correspondiente.

1.7. Expense Claim (EC):

Una vez finalizado el viaje, el colaborador deberá enviar su rendición de gastos de viaje mediante un Expense Claim (ECs) dentro de las 48 hrs. siguientes a su regreso. A continuación, se detallan los pasos a seguir para el llenado del Expense Claim (ECs):

➢ New Expense Claim: Ingresar en ZeCore y en la barra de búsqueda colocar “new-expense-claim-1” o presionar el siguiente link:

https://zecore.zebrands.mx/app/expense-claim/new-expense-claim-1

Se desplegará la siguiente pantalla:

➢ 1ra Sección - Datos Generales: El colaborador deberá llenar los siguientes campos:

○ From Employee: Nombre de quien solicita el reembolso.

○ Expense Approver: Tribe lead que aprobará el reembolso.

○ Company: KSMV CAPITAL SAPI DE CV.

○ Clearence Date: Fecha en que se espera realice el reembolso.

Nota: Los pagos de los reembolsos se efectuarán los jueves de cada semana, considerando únicamente las Expense Claims (ECs) que estén debidamente completadas y aprobadas por el Tribe Lead antes del lunes a las 12:00 p.m. de la misma semana. Solo serán elegibles para pago las Expense Claims (ECs) que hayan cumplido con todo el proceso establecido.

➢ 2da Sección - Expenses: Hacer clic en "add row" (el primer clic realiza un pre-guardado, dar un segundo clic para agregar la línea) y luego hacer clic en "edit" en la línea para comenzar el llenado

○ Expense date: Registrar la fecha de la factura.

○ Expense Claim Type: Registrar el tipo de gasto según el catálogo expuesto en el siguiente link:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jUMA23Yhpa2mssp8hOEh4HGCDqqRQGad/edit?gid=2045733558#gid=2045733558

○ Description: Registrar la descripción del gasto.

○ Amount (subtotal): Registrar el subtotal de nuestra factura.

○ Sanctioned amount (base gravable): Registrar el mismo monto que el subtotal, siempre y cuando la factura no tenga otros impuestos como ieps, ish y/o productos a tasa 0% IVA. En caso de que se tengan estos impuestos, dividir el monto del IVA de la factura entre 0.16 o 0.08 según corresponda y el resultado, registrarlo en sanctioned amount (base gravable) y el ieps e ish deben ser sumados al monto de subtotal.

○ Accounting Dimensions: Llenar las dimensiones contables de acuerdo a la Tribu que está realizando el gasto:

○ Invoice Files: En el campo “Invoice PDF”, adjuntar la factura en formato pdf.

Aparece un mensaje que es obligatorio el xml en la línea que estamos llenado:

Cerrar el mensaje e ingresar a la línea nuevamente en “edit”, para cargar el xml correspondiente en el campo “Invoice XML”. El sistema hace una validación de la información cargada vs la que contiene el xml.

○ Revisión: El sistema deja en automático el EC en status “pending” para que el colaborador pueda revisar y validar los impuestos, así como el total del reembolso:

○ Remark: Registrar el mismo texto que se ingresó en la descripción.

○ Grabar: Presionar el botón azul “save” en la parte superior derecha del EC:

Nota: Los colaboradores que tengan una tarjeta empresarial asignada, deberán subir sus facturas al Expense Claim (ECs) correspondiente en ZeCore y no a la aplicación de la tarjeta empresarial asignada.

➢ Aprobación: Asignar al Tribe Lead y al Analista de CxP para las aprobaciones correspondientes:

○ Hasta aquí termina el proceso del usuario en la creación de Expense Claim (ECs), una vez aprobado por el Tribe Lead cambia de status a “Validation Pending”:

○ El apartado de Expense Claim (ECs) dimensions sólo debe utilizarse cuando sea necesario dividir una factura en dos o más accounting dimensions. En este caso, únicamente se debe modificar el campo de porcentaje.

2. Flujogramas

2.1. Proceso Viajes - Flujograma:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN Y USO DE TARJETAS DE CRÉDITO CORPORATIVAS

💳 TARJETAS CORPORATIVAS

1. Introducción

El presente Manual describe los procesos y procedimientos que el personal de ZeBrands debe seguir para el uso adecuado y la administración de tarjetas de crédito corporativas asignadas, garantizando el control eficiente y la transparencia en los gastos corporativos.

2. Alcance

Este Manual es de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores que tengan asignadas tarjetas de crédito corporativas, tanto físicas como virtuales.

3. Descripción del Procedimiento

El procedimiento para la solicitud y uso de tarjetas de crédito se detalla a continuación:

3.1. Solicitud

El colaborador deberá solicitar la autorización para la asignación de una tarjeta de crédito empresarial mediante correo electrónico institucional dirigido a su Tribe Lead, con copia al CFO y al VP de Finanzas.

En el cuerpo del correo, deberá detallar lo siguiente:

• Necesidad y uso que le dará a la tarjeta de crédito.

• Monto mensual de gasto estimado.

• Tipo de tarjeta requerida (física y/o virtual).

3.2. Revisión del Tribe Lead:

El Tribe Lead deberá evaluar la pertinencia de la solicitud, el nivel de responsabilidad del colaborador y los posibles riesgos asociados.

Para decidir sobre la asignación de tarjetas de crédito empresariales a los colaboradores, se deberán considerar los siguientes factores clave:

• Objetivo de la tarjeta: Determinar la finalidad específica de la tarjeta y cómo ésta apoyará las funciones del colaborador en relación con los objetivos empresariales.

• Confianza y la responsabilidad: Evaluar la fiabilidad del colaborador y su capacidad para manejar responsabilidades financieras, incluyendo su historial de cumplimiento y adherencia a las políticas de la empresa.

• Límites de gasto: Establecer límites de gasto adecuados que correspondan con las necesidades del puesto y las responsabilidades asignadas al colaborador

Al considerar estos aspectos, se podrá asegurar que la asignación de tarjetas de crédito empresariales sea justificada, controlada y alineada con las estrategias financieras y operativas de la organización.

3.3. Revisión Finanzas:

El equipo de Finanzas tomará en cuenta los factores clave señalados en el punto anterior para evaluar si autoriza o rechaza la solicitud del colaborador. Es importante considerar adicionalmente, aspectos de carácter financiero relacionados con la (s) línea (s) de crédito (s) disponibles para tarjetas corporativas y priorizar la asignación de las mismas a colaboradores cuya utilización generé un mayor beneficio operativo y comercial a la empresa.

3.4. Asignación y Capacitación:

Las tarjetas corporativas (físicas y/o virtuales)., según las necesidades de la empresa, podrán ser asignadas para:

• Colaboradores que, por sus funciones y desempeño de sus actividades, necesitan viajar al interior de la República o al extranjero, en algunas ocasiones con carácter de urgencia (de un día para otro). En dichas circunstancias, el trabajador podrá utilizar la (s) tarjetas para realizar pagos de hospedaje, pasajes aéreos, transporte y alimentos.

• Colaboradores responsables de realizar pagos de software y/o servicios de la empresa frecuentes domiciliados.

• Colaboradores encargados de compras en Headquarters y ZeMake.

• Colaboradores que por sus funciones y el beneficio operativo financiero para la empresa justifiquen el uso de dichas tarjetas.

El equipo de Finanzas gestionará la creación del usuario en la plataforma asignada y la emisión de la (s) tarjeta (s). La cuenta se configurará según los criterios evaluados por el Tribe Lead y Finanzas, para parametrizar los límites y reglas correspondientes.

El equipo de Cuentas por Pagar coordinará una capacitación para el colaborador, explicando el uso de la tarjeta, la plataforma y el proceso de comprobación de gastos. Una vez finalizada la capacitación, se gestionará la firma de la Carta Entrega y Responsiva (Anexo 1), que deberá ser entregada a Recursos Humanos para su archivo en el expediente del colaborador.

3.5. Ejecución de Pagos:

Una vez asignadas las tarjetas, el colaborador puede realizar pagos tanto online como de manera física. Asimismo, es obligatorio anotar en la sección de notas, al momento del pago, la naturaleza del mismo para su debida contabilización.

Para realizar los pagos con las tarjetas, tanto virtuales como físicas, los colaboradores deben seguir las siguientes recomendaciones basadas en prácticas de seguridad:

• Usar conexiones seguras: Evita realizar transacciones financieras en redes públicas o no seguras. Siempre asegúrate de que la conexión sea confiable y privada antes de ingresar los datos de tu tarjeta.

• Verifica los enlaces y sitios web: No hacer clic en enlaces de correos electrónicos no solicitados y/o direcciones no identificadas. Verifica siempre que las páginas web donde realices compras o transacciones tengan un URL que comience con "https" y que sea un sitio reconocido y de confianza.

• Utiliza contraseñas fuertes: Asegúrate de que tus cuentas en línea tengan contraseñas fuertes y únicas. Cambia las mismas regularmente y considera el uso de un gestor de contraseñas para mantener la seguridad.

• Actualiza tus aplicaciones y software: Mantén actualizados todos tus dispositivos y aplicaciones para protegerlos contra vulnerabilidades que pueden ser explotadas por estafadores.

• Monitorea las cuentas regularmente: Revisa tus estados de cuenta y transacciones con frecuencia para detectar cualquier actividad inusual. Activa las alertas de transacción, que muchas instituciones financieras ofrecen, para recibir notificaciones de actividades sospechosas.

• No compartir números de tarjetas: Mantén la custodia de la información de tarjetas asignadas en todo momento para evitar que puedan ser mal utilizadas por terceros.

Siguiendo estas precauciones, puedes minimizar el riesgo de ser víctima de fraude y mantener segura la información financiera tanto online como offline.

3.6. Comprobación:

Las comprobación de gastos realizados con tarjetas de crédito corporativas deben realizarse subiendo los XML y PDF (comprobantes fiscales) y/o vouchers para gastos internacionales en el módulo de Expense Claim en ZeCore. Es fundamental que esto se realice dentro de un plazo máximo de 2 días hábiles a partir de la fecha de compra ó para el caso de que se trate de gastos por un viaje de trabajo, el colaborador deberá comprobar dentro de los 2 días hábiles de haber retornado de dicho viaje.

Si el colaborador no realiza su comprobación en tiempo y forma se suspenderán las tarjetas asignadas y se aplicarán descuentos vía nómina de los gastos no comprobados, de conformidad con lo establecido en el artículo 110, fracción I de la Ley Federal del Trabajo.

En caso de tener más de dos comprobantes por operación, se deberán adjuntar los mismos en el Expense Claim correspondiente.

4. Expense Claim:

Los colaboradores que tengan asignadas tarjetas corporativas deberán seguir el procedimiento descrito en la Política de Compras no Centralizada, Numeral 6, Expense Claim que podrán encontrar en la sección de nuestros procesos en el link siguiente:

https://sites.google.com/zeb.mx/financial-business-unit

5. Políticas de Uso:

Los colaboradores que tengan asignadas tarjetas corporativas deberán cumplir los siguientes lineamientos:

👉 Notas: Al realizar un pago se deberá redactar de manera clara en la sección de notas la naturaleza del gasto para un adecuado registro contable.

👉 Facturas:Las compras deberán realizarse exclusivamente con proveedores que emitan facturas.

👉 Método de Pago: Utilizar la tarjeta asignada exclusivamente como método de pago, prohibiendo la disposición de efectivo.

👉 Responsabilidad de los Comprobantes: Cada colaborador es responsable de obtener y conservar los comprobantes (facturas) a nombre de KSMV CAPITAL, S.A.P.I. DE C.V., así como que cumplan con los requisitos fiscales.

👉 Plazo para Comprobaciones: Las comprobaciones no deberán exceder los 2 días hábiles tras la transacción o al retorno del viaje de trabajo realizado.

👉 Consecuencias por Incumplimientos: Si no se realizan las comprobaciones en el plazo establecido, la tarjeta será bloqueada y se procederá al descuento del monto vía nómina. En caso de reincidencia, el colaborador será acreedor a una de las medidas disciplinarias establecidas en el Capítulo XVII del Reglamento Interior de Trabajo.

👉 Prohibiciones Específicas: Queda estrictamente prohibido a los colaboradores realizar gastos personales y/o con fines de lucro con la tarjeta corporativa asignada. En caso de que el trabajador incurra en esta acción, será considerada como falta de probidad y se procederá conforme a lo establecido en el Capítulo XVII del Reglamento Interior de Trabajo.

El departamento de Finanzas realizará auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento del presente Manual. Cualquier infracción será sujeta a sanciones disciplinarias conforme a las regulaciones internas de la empresa.

El presente Manual garantiza que el uso de tarjetas corporativas se maneje con la máxima eficiencia, transparencia y responsabilidad, apoyando las operaciones de la empresa.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS UBER EMPRESARIAL

🚕 UBER EMPRESARIAL

1. Introducción

El presente documento establece los lineamientos que el personal de ZeBrands deberá seguir para el uso adecuado de Uber Empresarial, garantizando eficiencia y transparencia.

2. Alcance

Este Manual es de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores que tienen autorización para usar la plataforma de Uber Empresarial para realizar viajes relacionados con sus actividades laborales.

3. Descripción del Procedimiento

El procedimiento para la solicitud y uso de una cuenta empresarial de Uber se detalla a continuación:

3.1. Solicitud:

El colaborador deberá solicitar el acceso a la aplicación de Uber Empresarial y la autorización para su uso mediante correo electrónico institucional dirigido a su Tribe Lead, con copia al CFO y al VP de Finanzas.

El correo deberá detallar la siguiente información:

• Necesidad y uso que se le dará a la cuenta Uber Empresarial.

• Número de viajes semanales y destinos frecuentes, si corresponde. Ej.: Para los Gerentes Divisionales, Distritales y Supervisores de promotoría, señalar las tiendas asignadas. Esto con el fin de agilizar los procesos de revisión del área de Finanzas.

• Definir los horarios y días de uso.

3.2 Revisión Tribe Lead:

El Tribe Lead deberá evaluar la pertinencia de la solicitud, el nivel de responsabilidad del colaborador y los posibles riesgos asociados. Asimismo, evaluará que el perfil transaccional de la cuenta de Uber señalado en el email de solicitud, esté acorde con los objetivos del área y de la empresa, garantizando la máxima eficiencia de recursos.

Al considerar estos aspectos, es fundamental que las asignaciones de cuentas empresariales de Uber sean justificadas, controladas y alineadas con las estrategias financieras y operativas de la organización.

3.3 Revisión Finanzas:

El área de Finanzas revisa la solicitud considerando los aspectos señalados anteriormente. Si la solicitud es aprobada, envía el presente Manual al colaborador con la Carta Entrega correspondiente (Anexo 1 del presente Manual).

El colaborador debe firmar y enviar a Finanzas tanto en formato digital como físico para que Finanzas haga entrega de la Carta física a Recursos Humanos para su correspondiente archivo en el expediente del trabajador.

3.4 Asignación:

Una vez recibida la Carta Entrega debidamente firmada, Finanzas crea el usuario y configura el perfil según el uso que se le dará a la cuenta. El colaborador recibirá un correo electrónico de Uber para continuar el alta de su cuenta.

3.5 Uso:

Una vez que se cumplan los requisitos señalados en los numerales anteriores, el colaborador deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos para el correcto uso del servicio de Uber Empresarial: • Utilizar la cuenta exclusivamente para viajes relacionados con sus actividades laborales, conforme a lo establecido para el puesto que desempeña en la empresa.

• Utilizar la opción de viaje Uber X. Solo se podrá usar Uber XL para traslados de grupos de más de 4 colaboradores o cuando se necesite transportar mercancía que requiera un vehículo de mayor tamaño.

• En cada viaje, registrar un comentario que incluya el motivo del viaje y una aclaración del origen y destino. Ejemplo: Tienda Moliere a Tienda Masaryk para supervisión.

• Procurar organizar los horarios de traslados, así como reservar los viajes en la aplicación de Uber con anticipación para evitar tráfico pesado y tarifas elevadas.

3.6 Monitoreo y Reportes:

El área de finanzas realizará el monitoreo de viajes de manera semanal y observará viajes que por sus características no se adecúen a viajes de trabajo del colaborador. Los viajes observados, deberán ser aclarados antes del cierre de cada mes, caso contrario se descontarán de nómina. Es obligación del colaborador, atender oportunamente los viajes observados para en caso de que si corresponda que lo asuma la empresa se clarifique antes del último día del mes.

4. Políticas de Uso

Los colaboradores que tengan activa la cuenta de Uber Empresarial deberán cumplir los siguientes lineamientos:

👉 Opción de Viaje: Utilizar Uber X, evitando servicios que generen un mayor costo a la empresa.

👉 Registro de Comentario: Todos los viajes deberán incluir un comentario registrado en la aplicación que sea lo suficientemente claro para entender dicho viaje.

👉 Prohibiciones Específicas: Queda estrictamente prohibido realizar viajes personales con la cuenta de Uber Empresarial.

El departamento de Finanzas realizará auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento del presente Manual. Si algún colaborador incurre en una acción contraria a lo establecido, se considerará como falta de probidad y se procederá conforme a lo establecido en el Capítulo XVII del Reglamento Interior de Trabajo.

El presente Manual garantiza que el uso de la aplicación de Uber Empresarial se maneje con la máxima eficiencia, transparencia y responsabilidad, apoyando las operaciones de la empresa.

5. Anexos

Anexo 1: Carta Entrega Cuenta Uber