📖 Definición del proceso y objetivo

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El proceso de Billing (Facturación) es el encargado de ayudar a nuestros clientes a obtener su comprobante fiscal (factura) después de comprar sus productos. Básicamente, nos enfocamos en tres tareas principales para darles un excelente servicio:

• Generar facturas nuevas para los clientes que no la solicitaron al momento de hacer su compra.
• Corregir facturas que tengan algún dato equivocado (a esto le llamamos refacturar).
• Reenviar facturas a los clientes que tienen problemas para descargarlas.

Objetivo: Asegurar que el cliente tenga su documento correcto, ayudándole de forma rápida y cumpliendo siempre con las reglas del SAT. El Gurú cuenta con un archivo de consulta oficial que detalla la compatibilidad entre cada clave de Uso de CFDI y los distintos Regímenes Fiscales vigentes que se encuentra en el siguiente link.

🚨 TOP 3: Solicitudes más recurrentes en facturación.

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Antes de levantar un caso, ten en cuenta que estos son los casos que más se suelen crear desde las tiendas.

1. Solicitud de Factura: Ocurre cuando el cliente finalizó su compra en tienda o web, no solicitó la factura al momento del pago, y ahora requiere que se emita su comprobante por primera vez.
2. Refacturación: Aplica cuando el cliente ya tiene una factura, pero detectó un error en sus datos (como Código Postal, Régimen Fiscal o RFC) o se facturó como "Público en general" y necesita que salga a su nombre.
3. Reenvío de Factura: El cliente ya solicitó su factura y los datos están correctos, pero afirma no haber recibido el correo con sus archivos PDF y XML.

📋 Proceso Showroom

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Para que el caso sea gestionado con éxito o no sea desestimado, debes de tener en cuenta lo siguiente:

Dependiendo de la necesidad del cliente, sigue la ruta correspondiente:

A. Creación de factura desde la página

1. Si el cliente no facturó en tienda y apenas lo va a hacer, guíalo para que lo haga él mismo:

2. Pídele que ingrese a la página web (Luuna, Nooz o Mappa) y vaya a "Mi Cuenta" > "Mis Pedidos" accediendo sesión a su cuenta.

3. Dentro de "Mi perfil", vas a la sección de Compras, y seleccionas la opción "Mis pedidos".

4. En cualquiera de los articulos de la orden, le daras a "Ver detalle".

5. Dentro de los detalles del estado del pedido, le das al botón "Detalle de compra".

6. Dentro de detalle de la compra, verifica el apartado de factura. Si la compra fue hace menos de 48 horas, el documento podría estar en proceso; si ya pasó ese tiempo y no se ha generado, aplica la Opción B o C según corresponda.

7. Si la factura fue generada con éxito, se mostrará los archivos en PDF y XML.

B. Generación / Refacturación en ZeCore (Intervención del Gurú)

1. Si el cliente está en tienda y requiere que tú emitas o corrijas la factura:
2. Recaba los datos exactos: RFC, Tipo de persona (Física/Moral), Régimen fiscal, Uso de CFDI, Razón social, Código Postal Fiscal y Correo del cliente (opcional).

3. Ingresa a ZeCore, busca la Sales Order y en la parte superior derecha haz clic en "Regenerate Sales Invoice".

4. Ingresa los datos en la ventana Billing Data y da clic en "Add Billing Data".

5. Espera el mensaje de confirmación de éxito.

6. Si se facturó exitosamente: Validar los documentos nuevos (PDF y XML) desde la pestaña llamada "Sales Invoice" en el Attachments y enviarlos al cliente. NO enviar los documentos de la factura anterior, ya que al refacturarse, se cancela los documentos anteriores.

(En caso de que salga algún error al generarla, se genera caso para escalarlo a Customer Services.)

7. Si la factura se generó con éxito, es obligatorio levantar un caso para dejar constancia de que el documento ya fue emitido y entregado en sucursal. Esto le da visibilidad total al equipo de Customer Service.

C. Reenvío de Factura

Si el cliente solo quiere sus archivos de nuevo, solo se realiza el paso 6 para revisar los documentos generados (PDF y XML). (En caso de que no se genera dicha factura genérica, se genera caso para escalarlo a Customer Services).

📌 Plantilla para levantar caso

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Esta plantilla es el estándar mínimo de información que requiere el equipo de Customer Services para dar una solución. Es tu herramienta para asegurar que el caso sea atendido a la primera.

⚠️ Regla de Oro: Cualquier caso que no incluya esta plantilla debidamente llenada será clasificado como "Nota inicial incompleta" y será desestimado de inmediato, sin excepción.

🚀 Guía Rápida: ¿Cómo y dónde colocar la plantilla?

Sigue estos pasos dentro de ZePos para asegurar que tu reporte sea impecable:

1. Inicia el reporte: Da clic en el botón "Generar nuevo Posventa" de la orden desde ZePos y selecciona "Continuar con el tipo de caso".
2. Clasifica el problema: Selecciona la ruta: Solicitud a Customer Service > Solicitud del cliente. (Por el momento se tipifica de esta forma, para que Customer Services lo retipifique como "Facturación".)
3. Elige la razón: En el menú de "Opciones para crear un caso", selecciona "Consulta general"
4. El campo crítico: Una vez seleccionada la razón, aparecerá el recuadro "Cuéntanos más sobre esta solicitud".
5. Aquí es donde debes pegar la Plantilla Obligatoria de Facturación.
6. Asegúrate de rellenar cada campo con la información real de la orden antes de guardar.

📄 Copia y Pega: Facturación

Opción 1: Plantilla de Registro Exitoso (Informativa) Usa esta plantilla para dejar trazabilidad cuando tú mismo generaste la factura en tienda sin problemas.

• Motivo del caso: [Generación de Factura / Refacturación]
• Acción realizada: Se generó factura desde Showroom y se enviaron archivos PDF y XML al cliente.
• RFC facturado: [Dato]
• Correo donde se enviaron archivos: [Dato]

Opción 2: Plantilla de Escalamiento (Error de Sistema) Usa esta plantilla solo si ZeCore te bloqueó y necesitas que el área de Tech / Customer Service lo resuelva.

• Motivo del caso: Error de sistema al facturar.
• RFC: [Dato]
• Tipo de persona: [Física/moral]
• Uso de CFDI: [Dato]
• Régimen Fiscal: [Dato]
• Razón social (Mayúsculas): [Dato]
• CP Fiscal: [Dato]
• Error mostrado en ZeCore: [Pega el mensaje de error de "Sales Invoice Errors"]